Büro-Software: Mieten oder kaufen?
Software ist nicht nur Arbeitsmittel, sondern auch ein erheblicher Kostenfaktor, denn zum Softwarepreis kommen jährliche Wartungskosten hinzu. Welche Alternativen gibt es zum Softwarekauf?
Ist die Wahl der richtigen Software schon schwer genug, steht anschließend gleich die nächste Entscheidung an: Neukauf, Gebrauchtkauf, Miete, Mietkauf oder Leasing? Software muss man heute nicht unbedingt in Form einer CD besitzen. Mann kann sie auch für eine befristete Zeit mieten und genau dann nutzen und bezahlen, wenn man sie auch tatsächlich braucht. Cloudlösungen ermöglichen per Web-Browser sogar einen plattformunabhängigen, stationären oder mobilen Zugriff auf eine stets aktuelle Software, ohne sie kaufen, installieren und permanent aktualisieren zu müssen. Welche Alternativen gibt es und was sind die Vor- und Nachteile?
CAD-, AVA- oder BMSP-Programme sind in den Unternehmen wichtige Arbeitswerkzeuge, aber auch Kostenfaktoren.
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Software-Miete als Kaufalternative
Anwender von Mietsoftware können wahlweise einzelne Module, Programme oder ganze Softwarepakete über einen beliebigen Zeitraum ab einem Monat mieten. Unternehmen müssen so ihr Kapital nicht langfristig in die Software-Anschaffung binden, sind flexibler und können Auftragsspitzen besser abfangen oder bei Auftragsflauten ungenutzte Mietarbeitsplätze kündigen. Außerdem sind Mietraten laufende Betriebsausgaben, wodurch Steuervorteile entstehen.
Die Mietkonditionen sind unterschiedlich – in der Regel sind aber Softwareaktualisierungen ebenso im Mietpreis enthalten wie der Support. Manchmal werden auch mehrere Monatsmieten angerechnet, wenn man sich für einen Kauf entscheidet. Wichtig ist, dass die Kosten individuell, je nach Paket oder den eingesetzten Modulen berechnet werden, sodass nur das bezahlt wird, was auch tatsächlich genutzt wird. Außerdem sollte der Mietvertrag kurzfristig kündbar sein. Allerdings bieten nicht alle Bausoftwarehersteller eine Mietoption und meist muss man explizit danach fragen. Immer häufiger wird eine andere Form der „Mietsoftware“ offeriert – als SaaS-Mietlösung (Software as a Service). Dabei wird die Software als Online-Dienstleistung angeboten, inklusive Wartung, Administration, Konfiguration, Updates, Weiterentwicklung und Support. Der Kunde hat mit der von ihm genutzten Software direkt nichts mehr zu tun – er nutzt nur ihre Funktionen und zahlt nur die in Anspruch genommene Leistung (pay per use). In der meist monatlichen Pauschale sind meist alle Leistungen abgedeckt, also neben der Softwarenutzung, dem automatischen Update und dem Anwendersupport auch eine begrenzte oder unbegrenzte Projektgröße oder -anzahl, Speicherplatzgröße usw. Werden auch die Arbeitsdaten auf einem Cloud-Server gespeichert, stehen sie zugriffsberechtigten Anwendern zeit-, orts- und plattformunabhängig zur Verfügung – etwa einem Projektteam von unterschiedlichen Bürostandorten aus. Dafür werden lediglich ein Internetbrowser und eine stationäre oder mobile Internetverbindung benötigt. Während sich Cloud-Modelle bei Standardsoftware schon durchgesetzt haben, werden diese bei Bausoftware derzeit erst von einigen Anbietern angeboten (z. B. von Autodesk, Allplan, Graphisoft, RIB Software, untermStrich etc.)
Noch kein Auslaufmodell: Die meisten Büroinhaber wollen ihre wichtigsten Arbeitswerkzeuge immer noch in Form einer CD/DVD „besitzen“.
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Mietkauf, Finanzkauf oder Leasing?
Neben der Software-Miete gibt es auch den Mietkauf. Dabei räumt der Softwarevermieter dem Mieter das Recht ein, innerhalb einer bestimmten Zeitspanne die gemietete Software zu einem vorher vereinbarten Preis käuflich zu erwerben. Bereits gezahlte Mietbeträge werden angerechnet. Damit ist der Mietkauf mit einer Ratenzahlung vergleichbar. Im Unterschied zum Leasing, ist der Mietkäufer in der Regel bereits mit der ersten Mietzahlung auch der Eigentümer und das wirtschaftliche Eigentum geht sofort auf ihn über. Aktualisierungs- und Supportbedingungen müssen meist separat ausgehandelt werden, da sie in der Regel nicht oder nur für einen begrenzten Zeitraum in der Mietgebühr enthalten sind. Bei Raten- oder Finanzkäufen wird der Kaufpreis durch Teilzahlungen innerhalb einer bestimmten Frist erbracht (z. B. zwölf Monate). Das ist weniger aufwendig als ein Bankkredit, allerdings sollte man vorher prüfen, ob ein herkömmlicher Kredit nicht günstiger ist als der Ratenkredit beim Verkäufer. Das gilt auch für spezielle Existenzgründerangebote von Softwareherstellern mit längeren Laufzeiten (z. B. drei Jahre).
Auch das Leasen ist eine liquiditätsschonende Finanzierungsalternative. Dabei wird im Rahmen eines so genannten „Nutzungsüberlassungsvertrags“ die Software vom Leasinggeber bereitgestellt und dem Leasingnehmer gegen Zahlung eines vereinbarten Leasingentgelts zur Nutzung überlassen. Im Unterschied zum Mietkauf bleibt der Leasinggeber Eigentümer der Software, der auch für die Aktualisierung der Software sorgen muss. Der Leasingnehmer erhält nur die Nutzungsrechte an der Software. In der Regel ist zwischen Softwareanbieter und Leasingnehmer eine Leasinggesellschaft als Vertragspartner des Softwareanbieters zwischengeschaltet, die dem Kunden die Nutzungsrechte an der Software verschafft und dafür eine monatliche Leasinggebühr verlangt. Da es zahlreiche Leasingvarianten gibt, sind die Steuer- und Bilanzvorteile unterschiedlich, wobei Leasingraten meist in voller Höhe steuerlich absetzbar sind.
Dennoch nimmt Umfragen zufolge der Umsatz mit Cloudlösungen stetig zu.
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Wann ist „Gebrauchtsoftware“ eine Alternative?
Software nutzt sich nicht ab. Deshalb kann auch „Gebrauchtsoftware“ eine Alternative zum Kauf „neuer“ Software sein. Überschüssige „vergessene“ Lizenzen, Systemaktualisierungen, Umstrukturierungen, der Abbau von Arbeitsplätzen, Insolvenzen, aber auch Unzufriedenheit mit der Software sind Gründe, warum gekaufte und benutzte Programme wieder verkauft werden. Software mit einem Vorbesitzer ist in der Regel um 30 bis 75 Prozent günstiger, bietet zwar nicht die neuesten Funktionen, dafür aber meist alles, was man für die tägliche Büroarbeit braucht. Zudem kann Gebrauchtsoftware auch auf älteren Computern verwendet werden. Der Weiterverkauf „gebrauchter“ Computerprogramme ist gemäß mehrerer Grundsatzurteile rechtmäßig – unabhängig davon, wie die Software erworben wurde: auf einem Datenträger oder per Download. Auch das Aufteilen von Volumenlizenzen, also im „Paket“ verkaufter Einzellizenzen und deren teilweiser Weiterverkauf sind zulässig. Laut einem Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs hat der Gebrauchtsoftwarekäufer auch Anspruch auf Updates und Support. Allerdings gehen bestehende Wartungsverträge nicht automatisch auf den Gebrauchtsoftwarekäufer über. Dazu muss er mit dem Hersteller einen neuen Wartungsvertrag abschließen. Da kein Hersteller gerne auf Wartungsgebühren verzichtet und die Zufriedenheit seiner Kunden zum Ziel haben sollte, entstehen in der Regel keine Probleme. Allerdings verlangen einige Softwarehäuser eine Abtretungserklärung des Erstbesitzers, in der er sich verpflichtet, die Software nicht mehr zu nutzen.
Da der Gebrauchtsoftwaremarkt etwas unübersichtlich ist und teilweise auch Raubkopien illegal als Gebrauchtsoftware angeboten werden, ist beim Kauf allerdings Vorsicht geboten. Gebrauchtsoftware sollte man möglichst inklusive Wartungsvertrag nur von seriösen Händlern erwerben, die sich auf den An- und Verkauf von Nutzungsrechten für Gebrauchtsoftware spezialisiert haben, wie beispielsweise www.2ndsoft.at, www.lizenzdirekt.com, www.relicense.eu, www.software-reuse.eu oder www.usedsoft.com. Angeboten wird meist Betriebssystem-, Office-, Grafik-, Bildbearbeitungs- oder Publishing-Software, Bausoftware praktisch überhaupt nicht. Bausoftware wie CAD-, AVA-, BMSP- oder Fachsoftware sollte sowohl technisch als auch im Hinblick auf Gesetze, Normen und Richtlinien stets auf aktuellem Stand sein. Deshalb kommt ein Kauf „gebrauchter“ und damit meist älterer Software ohnehin nur in Ausnahmefällen in Betracht.
Cloud-Software ist flexibler, plattform- und standortunabhängig einsetzbar.
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Softwarewartungsvertrag oder Individualupdate?
Wer seine Software nicht regelmäßig aktualisiert, riskiert neben dem Aktualitätsverlust irgendwann auch Inkompatibilitäten mit neuer Hardware oder einem neuen Betriebssystem. Schließt man mit dem Hersteller einen Softwarewartungsvertrag ab – auch Softwarepflege- oder Softwareservicevertrag (SSV) genannt – bleibt die Software kontinuierlich auf dem neuesten Stand. Alternativ kann man Software auch ohne Wartungsvertrag individuell aktualisieren und beispielsweise eine Versionsnummer überspringen. Allerdings muss die übersprungene Version spätestens beim nächsten Software-Upgrade „mitbezahlt“ werden. In der Regel kostengünstiger fährt, wer regelmäßig per Wartungsvertrag aktualisiert: Die jährlichen SSV-Kosten betragen etwa 10 bis 15 Prozent des Software-Listenpreises. Ohne Wartungsvertrag liegen die Updatekosten etwa 5 Prozent höher, bei 15 bis 20 Prozent des Software-Listenpreises seit dem Neukauf bzw. dem letzten Upgradekauf.
Neben den vielen Leistungen für SSV-Kunden wie Updates bzw. Upgrades, Telefon- oder E-Mail-Support, Onlinefernwartung, Onlineworkshops, Tutorials oder Einarbeitungshilfen in neue Versionen sprechen auch steuerliche Aspekte für einen Wartungsvertrag: Er ist eine Dienstleistung, die im selben Jahr in voller Höhe als Aufwand geltend gemacht werden kann. Dagegen muss der Kauf einzelner Upgrades als Anlagevermögen unter Umständen über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden. Dass sich Softwarehäuser um die Aktualität ihrer eingesetzten Software sorgen, ist nicht ganz uneigennützig: Mit älteren Versionen arbeitende Anwender generieren nämlich Supportanfragen, die nicht sein müssten, weil das betreffende Problem mit der aktuellen Version längst behoben wurde. Aus Updates/Upgrades bzw. Softwarewartungsverträgen resultierende Zahlungen stellen zudem eine wichtige Einnahmequelle dar. Aus Anwendersicht steigern Updates durch neue und bessere Funktionen die Produktivität. Zuvor muss der Anwender jedoch Zeit investieren – in die Installation und nicht zuletzt in das Einarbeiten in die neuen Funktionen, was im Büroalltag nicht immer einfach ist. Sofern die Leistungen stimmen und der Gegenwert zum jährlichen SSV-Beitrag erkennbar ist, sind Wartungsverträge sinnvoll – vorausgesetzt man nutzt die Neuerungen auch.
Auch Büro-Zweigstellen oder Mitarbeiter auf der Baustelle lassen sich per Cloud besser einbinden.
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Anwender denken (noch) konservativ
Noch kaufen Büroinhaber ihre Software lieber und schließen meist auch gleich einen Wartungsvertrag ab, auch wenn dadurch für die verschiedenen Softwareprodukte in mittleren und großen Büros schnell mehrere Tausend Euro pro Jahr zusammenkommen. Die Zurückhaltung gegenüber Kaufalternativen liegt vermutlich auch darin begründet, dass man wichtige, täglich genutzte Arbeitsmittel lieber sein Eigen nennen will. Dabei haben browserbasierende Cloudlösungen Vorteile: Softwarekosten werden reduziert und lassen sich an die aktuelle Auftragssituation besser anpassen. Der Aufwand für Installation, Konfiguration, Aktualisierung und Wartung entfällt. Die Software ist flexibler, plattform- und standortunabhängig einsetzbar. Unternehmen mit mehreren Standorten können unkomplizierter zusammenarbeiten, Mitarbeiter können einfacher mobil arbeiten. Auch im Homeoffice tätige Mitarbeiter lassen sich besser integrieren. Entsprechen die monatlichen Mietkosten den jährlichen Wartungskosten einer Kaufsoftware, sind sie auch finanziell eine echte Alternative. Problematisch können – neben der Arbeitsgeschwindigkeit (Antwortzeit) – auch mögliche Serverausfälle oder lokale Netzverbindungsprobleme sein. Viele Unternehmen sind auch zurückhaltend, weil sie vor allem Vorbehalte gegenüber der Auslagerung ihrer Daten haben. Sicherheitsbedenken versuchen Anbieter durch Datenverschlüsselungstechniken oder die Datenspeicherung in Rechenzentren der EU mit ihren strengeren Sicherheits- und Datenschutzstandards zu zerstreuen. Eine Alternative sind Lösungen, die alle Vorteile einer Cloudlösung bieten, aber auch das Arbeiten ohne ständige Internetverbindung und die lokale Ablage von Arbeitsdaten auf einem eigenen Server im Büro ermöglichen.
Allerdings sollten sich die Rechenzentren für Cloud-Anwendungen in Europa befinden und zertifiziert sein.
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Weitere Infos
www.cloudwerker.de Cloud-Lösungen im Handwerk
www.gebrauchtesoftware.de Gebrauchtsoftwareinfos
www.wikipedia.at Suche: „Mietsoftware“, „SaaS“ etc.
Leitfaden Coud Computing, Bitkom 2010, Download: www.bitkom.org, Themen, Technologie & Software, Cloud Computing, Publikationen
Leitfaden Handel mit „gebrauchter“ Software, Bitkom 2015, Download: www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Handel-mit-gebrauchter-Software.html
Text:©Marian Behaneck
Kategorie: EDV
