edv 97 Internes Projektmanagement BMSP-Software unterstützt nicht nur das Büro-, sondern auch das interne Projektmanagement. Das sind alle internen, die Projektplanung und -realisierung unterstützenden Aktivitäten: Verwaltung und Organisation von Projekten, Projektbeteiligten, Dokumenten oder Terminen, Kontrolle von Projektständen, Arbeitsfortschritten, Kosten etc. BMSP-Software verbessert den Informationsfluss durch mehr Transparenz, eine bessere Verteilung von Informationen und Dokumenten sowie durch optimierte Abläufe und kürzere Such- und Wegzeiten. Damit Planer ihre wertvolle Arbeitszeit nicht mit der Dokumentsuche vergeuden, sorgt eine einheitliche Suchfunktion dafür, dass Informationen, Dokumente oder Vorgänge in Sekundenschnelle gefunden werden. Wer woran arbeitet und wo alle Projektdokumente abgelegt sind, ist genauso schnell ersichtlich wie die Zuordnung von Terminen zu einzelnen Tätigkeiten am Projekt. Wiedervorlage-Funktionen sorgen dafür, dass noch anstehende Arbeiten nicht vergessen werden. Fehler, die häufig aufgrund einer doppelten Datenhaltung entstehen, werden durch eine zentrale Datenablage vermieden. Insgesamt werden Projektinformationen und -abläufe transparenter, lassen sich automatisch dokumentieren und in beliebiger Informationsdichte in Sekundenschnelle abrufen – vorausgesetzt Projektbeteiligte, Kontakte, Termine, Pläne, Honorare, Budgets etc. werden konsequent mit den Projekten verknüpft. Projekte müssen sich auch rechnen. Um den Aufwand erbrachter oder noch zu erbringender Planungsleistungen quantifizieren und neue Projekte zuverlässig kalkulieren zu können, müssen Mitarbeiterzeiten projekt- und tätigkeitsorientiert erfasst werden. Werden die tatsächlich angefallenen Mitarbeiterstunden mit den jeweiligen Stundensätzen multipliziert und mit dem erzielten Honorar verglichen, lässt sich schnell prüfen, in welchen Bereichen Gewinne oder Verluste erzielt wurden. Anhand dieser Nachkalkulationsdaten laufender und abgeschlossener Projekte lassen sich interne Abläufe und die Akquisition neuer Projekte optimieren. Um Kostenüberschreitungen rechtzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen zu können, muss der Planer zwangsläufig die Baukosten permanent überwachen. Einige BMSP-Programme bieten deshalb auch Werkzeuge für die Kostenverfolgung (z. B. Wiko). Das sollte BMSP können … Der Funktionsumfang von BMSP-Lösungen ist recht unterschiedlich, was teilweise am Konzept liegt: Während die meisten Lösungen sowohl das Büro- als auch Projektmanagement abdecken, haben andere ihre Stärken in einem der beiden Bereiche. Auf folgende Merkmale sollte man besonders achten: Das Softwarekonzept gibt an, ob es sich um eine ein-, mehrplatz-, respektive netzwerkfähige Lösung handelt und ob ein mobiler Datenzugriff möglich ist. Die meisten Programme sind unter den aktuellen Windows-Betriebssystemen 7 und 8 lauffähig, nur wenige unter Linux oder Mac OS (z. B. UntermStrich). Die Einsatzbereiche geben an, ob man die Software neben dem Büro-, Projekt- und/oder Terminmanagement auch für das Dokumentmanagement (DMS), das betriebliche Controlling oder die Honorarabrechnung einsetzen kann. Zu den typischen Bürofunktionen zählen die Adressenverwaltung, die Korrespondenz, das E-Mail-Management, eine Volltextsuche sowie Erinnerungs- und Wiedervorlage-Funktionen. Wichtig ist eine MS-Outlook-Anbindung, optional auch TAPI-Unterstützung. Zu den Projektfunktionen gehören die Aufgaben-, Termin- und Ressourcenverwaltung sowie die Überwachung von Bauzeiten und des Projektstatus. Das Bürocontrolling überwacht Zeiten, Soll-Ist-Daten, Projekt- und Bürokennzahlen. Verfügt das Programm über eine PeP7-Zertifizierung, lässt sich die wirtschaftliche Situation eines Büros zuverlässig beurteilen und vergleichen. Schnittstellen wie ASCII, DOC, PDF, XLS, HTML etc. ermöglichen die Weiterbearbeitung und den internen digitalen Austausch von Büro- und Projektdaten. Angesichts möglicher gesetzlicher Änderungen und der hard- und softwaretechnischen Entwicklung sind Updates wichtig. Die Software sollte mindestens einmal pro Jahr aktualisiert, respektive erweitert und verbessert werden. Die Update-Kosten sollten im Wartungsvertrag enthalten sein und etwa 10-15% des Software-Listenpreises pro Jahr kosten. Der Support sollte per Telefon, Fax, E-Mail oder Fernwartung möglich sein und nach Möglichkeit auch einen Zugriff auf häufig gestellte Fragen (FAQ) sowie ein Anwender- Forum bieten. Bei den Preisangaben sollte man neben dem Preis für die Basissoftware und die Module auch auf den jeweiligen Funktionsumfang achten. Modularität kann nämlich auch ein Nachteil sein, wenn etwa wichtige Funktionen bei dem einen 3 4 5
architektur Ausgabe 02/2014
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